אפי רוזנברג - קואצ'ר
סדנת ניהול זמן ומשימות
סדנה לניהול זמן מעשית - מעשה נכון בזמן נכון
זו סדנת ניהול זמן ומשימות מעשית, המיועדת לבודדים או קבוצות. סדנה
בה אני מפעיל את המשתתפים מתחילת הסדנה ועד סופה בעבודה אישית,
עבודה קבוצתית, משחקים ועוד
אנו מתחילים את סדנת ניהול זמן, בהגדרת מטרות, מהן נגזור תוכניות פעולה ומשם את רשימת המשימות [TO DO LIST]. כל אחד מהמשתתפים יכתוב לעצמו את מטרותיו ואנו כקבוצה נחדד ונמקד כל אחד מהמשתתפים לפי כללי S.M.A.R.T משם נעבור לתכנית פעולה, לניהול יומן בדרך המכילה תכנון ובקרה. נעלה בעיות בלתי צפויות ... הבלתמ"ים וניתן פתרונות, המשתתפים ירכשו ויתרגלו כלים לטיפול בדחיינות ובגזלני זמן וגם טיפים רבים אשר נוסו בהצלחה בשטח.
ניהול זמן מהלכה אל המעשה !
לפני שנים מספר, עבדתי במחיצתו של יזם צעיר. הוא ביקש שאייעץ לו כיצד לייעל את עבודתו. הוא עבד כ 16 שעות במיממה, על שולחנו היו אין סוף תיקים ולצידם בלוקים צהובים, מלאים במשימות [הוא נהג בסוף היום להעתיק את המשימות אותם לא ביצע אל בלוק חדש ולהוסיף עליהן משימות חדשות. בדואר האלקטרוני היו כ 7000 מיילים שלא נקראו עדיין. עוד סיפר לי, על לקוחות וספקים כועסים כי הוא לא מצליח לחזור אליהם בזמן, על טלפונים חוזרים המעמיסים את המרכזיה, על זמן המתבזבז בניסיון לפייס את אותם. בקיצור על עומס עבודה ועומס רגשי גדולים.
לאחר התבוננות גיבשתי עבורו מספר כללים פשוטים ליישום
והפעלה ואני חולק אתכם עכשיו כללים אלו :
קנו פנקס קטן
רשמו בכל דף בפנקס משימה אחת חשובה לביצוע היום .
מידי יום, רשמו 7 משימות כאלו, אחת בכל דף. בצעתם,
תלשו את הדף וזרקו. קבלתם כלי מעקב ובקרה, קל ונוח ל
שימוש יום יומי.
געו פעם אחת או לא בכלל
אל תגעו במייל אלא אם אתם מתכוונים לטפל בהם עד הסוף.
קבעו כללים לצבירת מיילים אותם לא קראתם, לדוגמא :
לא יותר מ 300 מיילים, לא יותר מ 30 יום. את יתרת המיילים
מחקו [לא קראתם מייל חשוב, או שישלחו לכם שוב או
שתפסידו משהו ותחדדו את חושי המיון שלכם].
הקצו זמן לניהול זמן
אחת לשבוע למשך 30 דקות, נתקו עצמכם "מהפרעות תקשורת"
ותכננו את שבוע העבודה. השתמשו ביומן, עדיף אלקטרוני כמו
גוגל, כזה שאפשר לצבוע משימות בצבעים שונים. חלקו את
המשימות שלכם לקטגוריות [שיווק – אדום, מנהלה – כחול,
ישיבות ניהול – צהוב וכו'] הקצו זמן לכל משימה ושבצו אותה
ביומן. בגמר השיבוץ תקבלו לוח צבעוני. לוח זה יראה לכם
את מידת היעילות שלכם וגם את פרופורציית המשימות זו
לצד זו
היצמדו לתכנון
לכל אחד במהלך יום העבודה יש "הפרעות קשב סביבתיות",
משימות חדשות נכנסות, שריפות שיש לכבות מידית... לכל אלו
יש נטיה להוציא אותנו מלו"ז מתוכנן, ואם יצאנו ממנו אז "למה
להמשיך"? וכאן יש כלל פשוט – היצמדו לתכנון, ויהי מה".
כללי 20/80 או פארטו
אחרי שטפלנו בשוטף, הדחוף והמיידי, אנו מתפנים לטפל
בדברים החשובים באמת [ ראו סעיף 1]. אם נהפוך את היוצרות
ונטפל ישר בתחילת היום ב 80 אחוז בדברים החשובים באמת
[ ראו סעיף 1]. נייעל את עבודתנו פי 4 !
אימון יוצר מצויינות
יש לנו נטייה טבעית לחזור אל המוכר גם אם הוא לא ממש
משרת אותנו. הצמדות אל חמשת הכללים לעיל דורשת אימון
כלומר משמעת עצמית. יש לתרגל את הכללים שוב ושוב, עד
שהמיומנות הופכת לקבועה".
על המנחה ממש בקצרה
אפי רוזנברג BSc IE, MBA
יועץ עסקי וארגוני. יוצר ומנחה סדנאות ניהול, ניהול זמן, מכירה ושירות. כמנחה משלב מניסיונו כסמנכ"ל וכמנכ"ל בחברות מובילות במשק הישראלי כויזה, AIG, טלכלל, קג"מ ו -SBC. מדריך קבוצות מוסמך ע"י Dale Carnegie. מאמן מוסמך ע"י "גומא". חבר הנהלת לשכת היועצים בישראל.
יש לנו מוצרים משלימים ממש מעולים עבורכם
אימון אישי לחיים
תהליך אישי או קבוצתי המבוסס על שיטת קבלה ומחוייבות בשילוב טכניקות קשיבות - מיינדפולנס
סדנת שירות
אימון אישי בקבוצה להעצמה אישית, רכישת מיומנויות תקשורת ושיפור תסריטי שיחה
ייעוץ אסטרטגי
חזון ויעדים עסקיים, תוכניות עבודה ותוכניות עסקיות, שינויים ארגוניים והחלטות עסקיות
סדנת מכירות
טפל בהתנגדויות, לסגור עסקות, לנהל מו"מ מועיל
ובעיקר לחזור ולהנות ממכירות כמו פעם